GED - Logiciel d'archivage et de partage de documents

Choisir un logiciel de GED va vous demander du temps.

A l'instar des logiciels type CRM, ERP, GMAO, HRM ou WMS, il existe de nombreux éditeurs de solutions de GED et chacun a ses forces et ses faiblesses.

Aujourd'hui, l'accès à l'information est essentiel. Ce n'est même plus un facteur différentiant de compétitivité, c'est une norme. Pour prendre des décisions, pour se former, pour s'informer, pour gérer des projets, nous devons avoir accès à l'information rapidement. Et tout le monde doit avoir accès à l'information. Pour cela, il est nécessaire d'avoir des outils de recherche qui permettent de trouver ce que l'on cherche rapidement.

Avec l'évolution de l'internet et des outils 2.0, le partage et la collaboration en ligne sont devenus une manière de travailler.

La GED, c'est quoi exactement ?

La Ged c'est un espace de stockage des documents intelligents.

L'idée c'est de permettre à tous les utilisateurs d'accéder rapidement à l'information, de manière sécurisée. Pour cela, il faut des outils de numérisation (par exemple pour numériser des documents papier), des espaces de stockage (serveurs), des métadonnées (des mots clés qui permettent de retrouver le document à partir d'expressions renseignées dans un champ recherche; le maître en la matière étant Mr Google...) et un logiciel applicatif qui permet à l'utilisateur de trouver ce qu'il cherche (ou déposer un fichier) via une interface agréable et efficace.

Couverture fonctionnelle d'un logiciel de Ged :

Le schéma ci-dessous vous présente de manière illustrée le fonctionnement de la Ged au sein des processus de l'entreprise.

Panorama du marché des outils de GED :

La Ged est aujourd'hui au croisement de plusieurs applications. Elle peut être un logiciel à part entière qui vient s'interconnecter avec les différentes applications de l'entreprise. Ou elles peut être intégrée nativement dans des applications d'entreprise.

On la retrouve de plus en plus dans des outils type portail Intranet, des outils collaboratifs type réseaux sociaux d'entreprise (RSE) mais également dans des applications de gestion type ERP ou logiciel CRM.

La différence avec l'ECM (Gestion des contenus de l'entreprise) :

Ajoutez un système de workflow à un logiciel de GED et vous obtenez l'ECM, un outil collaboratif de gestion des contenus de l'entreprise qui permet différents niveaux de validation. Vous noterez que le mot "document" est remplacé par "contenu" qui prend un sens plus large car on vient y indexer en entrée d'autres sources de contenus.

L'ECM est en quelque sorte une GED un peu plus intelligente qui va au delà du simple stockage / indexation de l’information. Les documents deviennent dynamiques, on peut les modifier et on peut intégrer des nouvelles fonctionnalités telles que des systèmes de worflow (validation hiérarchique de différents utilisateurs).

Si vous avez un projet de GED, n'hésitez-pas à préciser votre besoin via le formulaire ci-contre, nous vous connecterons des spécialistes du domaine.