Devis pour mettre en place un Intranet, site collaboratif, portail Intranet

Une communication interne efficace va de pair avec un système d'information ajusté à la taille de l'entreprise, à son organisation et aux besoins des collaborateurs.

UN PORTAIL INTRANET, C'EST QUOI ?

Un portail intranet est un outil de travail collaboratif qui peut  être assimilé à un réseau interne à l'entreprise en permettant un échange d’informations et de données. Techniquement, c'est l'équivalent d'un site web, à la différence qu'il est réservé aux collaborateurs de l'entreprise ou aux personnes autorisées. C'est ce que l'on appelle un "site collaboratif". Il permet notamment de gérer diverses applications propres au fonctionnement de l'entreprise.

Mettre en place un intranet ou site collaboratif permettra donc d'améliorer la productivité de l'entreprise grâce à de nombreuses fonctionnalités en ligne.

PANORAMA DES FONCTIONNALITÉS DISPONIBLES DANS UN PORTAIL INTRANET :

Selon les besoins liés à votre activité, vous pouvez utiliser différents modules pour adapter l'outil à vos contraintes opérationnelles. Voici une liste non exhaustive des fonctionnalités disponibles dans un Intranet d'entreprise :

- Des niveaux d'accès paramétrables et sécurisés
- Des tableaux de bord en ligne (par exemple pour voir l'avancée d'un travail collaboratif)
- Des modules de gestion RH (congés, entretiens annuels d'évaluation...)
- Un service de messagerie
- Un système de partage de ressources et de fichiers (type GED, ECM)
- Des outils de type forum, pages de discussions
- Des calendriers partagés
- Des blogs
- Des trombinoscopes
- Des modules de gestion de ressources (salles de réunion, salles de visioconférence, pool de véhicules...)
- Des systèmes de workflow avec paramétrage des systèmes de validation (par exemple pour valider les congés des collaborateurs)
- Et bien d'autres possibilités de développement sur mesure pour votre portail intranet selon vos besoins...

LES BENEFICES APPORTÉS PAR UN INTRANET :

Vous l'aurez compris, à partir d'une certaine taille, la mise en place d'un intranet présente de nombreux avantages, que ce soit en termes d'accès et de rapidité de circulation de l'information ou de simplification et d'automatisation des process (au niveau RH par exemple). Si vous y ajoutez une brique sociale, c'est ce que l'on appelle devenir une Entreprise 2.0 qui avance et améliore ses méthodes de travail collaboratif. On parle alors de réseau social d'entreprise (ou RSE).

Mettre en place un Intranet permet également de faciliter la bonne conduite d'un projet avec une diffusion efficace des informations, de suivre des plannings en temps réel et de réduire sensiblement les frais et les temps de déplacement.

LES SOLUTIONS INTRANET : SUR ÉTAGÈRE OU SUR MESURE ?

Selon votre métier et vos spécificités opérationnelles, vous serez face à des solutions "sur étagère", c'est à dire déjà plus ou moins prêtes à l'emploi ou des solutions de portail sur mesure.

Solution de portail Intranet sur étagère :

Très rapide à mettre en place, il suffit dans ce cas de sélectionner les fonctionnalités dont vous avez besoin (choix des modules), d'adapter la charte graphique du portail aux couleurs de votre entreprise et de l'intégrer au SI. Quelques développements sur mesure seront peut-être nécessaire si vous avez des besoins spécifiques, mais l'idée, c'est plutôt de mettre en place rapidement un portail avec une solution éprouvée. Les temps de développement et d'intégration étant évidemment plus faibles que pour une solution sur mesure, le coût est donc beaucoup plus faible.

Solution de portail Intranet sur mesure :

Vous avez une activité spécifique, des process opérationnels spécifiques ou vous avez besoin d'une intégration spécifique avec des applications internes à l'entreprise, vous aurez besoin de vous orienter plus vers une solution sur mesure. Le temps à passer sur le projet étant beaucoup plus long (définition du cahier des charges, développement, intégration, formation...), le coût sera évidemment plus élevé mais vous aurez l'outil adapté parfaitement à votre activité.

INTÉGRER UN PORTAIL INTRANET AVEC LES APPLICATIONS EXISTANTES DE L'ENTREPRISE :

Un portail est par définition une porte unique vers des applications différentes. Même s'il y a de nombreuses fonctionnalités de base dans un Intranet, il peut s'avérer intéressant de connecter le portail avec d'autres applications de l'entreprise. Il s'agit alors de mettre en place des flux automatiques de données entre les différentes applications (EAI, EDI, web services...), ce qui permet d'avoir accès à ses données au même endroit et éventuellement de réaliser des reportings d'activité en ligne.

LES FACTEURS CLEFS DE SUCCÈS :

Un portail Intranet va vous faire gagner en productivité, c'est indéniable. Cependant, en bousculant les process établis, il y aura peut-être des freins dans l'entreprise. Il est donc important de bien communiquer sur ce projet en interne en amont et éventuellement de faire participer vos collaborateurs à la rédaction du cahier des charges et aux "beta tests" qui auront lieu durant les développements et intégration du portail.

L'ergonomie, les applications, les informations disponibles et la communication réalisée autour de ce projet seront les clés du succès de la mise en place de votre Intranet. Rappelez-vous que pour que vos collaborateurs aient envie d'aller sur le portail Intranet dédié au travail collaboratif, il faut qu'ils y trouvent un intérêt !

De son côté, la société qui va vous accompagner dans votre projet de portail intranet doit avoir le recul nécessaire pour bien comprendre votre métier, votre organisation et votre manière de fonctionner pour vous proposer des solutions qui vont réellement simplifier vos méthodes de travail actuelles et vous faire gagner en productivité et en fiabilité. Ils doivent également vous apporter tout le support nécessaire à la communication sur ce projet pour qu'il y ait la meilleure adhésion possible.

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